Cómo repartir zonas de captación entre agentes (sin pisaros)

Pocas cosas generan más tensión en una inmobiliaria que dos agentes peleándose por el mismo propietario. Y pocas cosas hacen perder más dinero que una calle que nadie trabaja porque «creía que era de otro». Repartir bien las zonas evita las dos cosas.

Criterios para dividir el territorio

El error más común es repartir por superficie: «tú del parque hacia arriba, tú hacia abajo». Dos zonas del mismo tamaño pueden tener un potencial muy distinto. Ten en cuenta:

• Número de viviendas, no metros cuadrados. Un bloque de 40 pisos pesa más que diez chalets.
• Rotación histórica. Cuántas operaciones ha habido en cada zona en los últimos años.
• Esfuerzo de trabajo. Fincas con portero, urbanizaciones cerradas o zonas dispersas requieren más tiempo por vivienda.
• Experiencia del agente. A quien empieza, una zona más pequeña y con fincas accesibles; a quien ya tiene cartera, una zona más amplia.
• Límites reconocibles. Usa calles y avenidas. Si la frontera necesita explicación, generará conflictos.

Un punto de partida razonable es que cada zona tenga un número parecido de viviendas y que el agente pueda pasar por cada finca al menos una vez cada dos o tres meses. En el artículo sobre farming inmobiliario explicamos cómo calcularlo.

Las reglas de convivencia

El reparto se rompe en los casos frontera. Déjalos resueltos por escrito antes de que ocurran:

1. ¿De quién es la captación que llega por otra vía? Por ejemplo, un propietario de la zona de Laura que llama a la oficina y atiende Marcos. Decide si la captación es de quien tiene la zona, de quien atiende o se comparte.
2. ¿Qué pasa con los contactos personales? Si un agente tiene un familiar que vende en la zona de otro, ¿se respeta la zona o el contacto?
3. ¿Cuánto tiempo «reserva» una finca? Si alguien registra una finca y no vuelve en seis meses, ¿puede trabajarla otro?
4. ¿Quién puede ver qué? Que todos vean las fincas de la agencia evita duplicidades. Que cada uno solo pueda modificar las suyas evita roces.

La regla de oro: lo que no está registrado, no existe. Si una finca o un contacto no está en el sistema común, no se puede reclamar. Esto obliga a registrar y acaba con el «yo ya hablé con ese señor hace meses».

Zonas entre agencias de una misma red

En redes y franquicias el reparto suele venir del contrato: cada agencia tiene una zona de exclusividad. El problema es que esas zonas se definen en un mapa y luego nadie comprueba si se trabajan. Algunas recomendaciones:

• Define las zonas con calles concretas y compártelas con todas las agencias.
• Pide a cada agencia que registre su trabajo de calle en un sistema común, para que la central pueda ver qué zonas están vivas y cuáles abandonadas.
• Establece qué pasa con las zonas que una agencia no trabaja: ¿se reasignan?, ¿pasan a ser libres?

Una herramienta con niveles de acceso (marca, agencia, agente) permite que la central vea el conjunto sin que las agencias vean los datos de las demás. Así funciona en StreetMapping.

Cuando un agente se va

Es el momento de la verdad. Si la información de la zona estaba en su libreta o en su móvil personal, se va con él, y el siguiente empieza de cero. Para evitarlo:

• Que todo el trabajo de calle se registre desde el primer día en una herramienta de la agencia, no en notas personales.
• Al salir, revisa con él las fincas y seguimientos abiertos y reasígnalos.
• Da al sustituto acceso al historial de cada finca: quién vive, qué se habló, qué quedó pendiente.

Cada cuánto revisar el reparto

Revisa las zonas cada seis meses, o antes si entra o sale alguien del equipo. Mira la cobertura (qué porcentaje de fincas se ha trabajado), las oportunidades detectadas y las captaciones. Si una zona está desatendida de forma crónica, quizá es demasiado grande. Si un agente ha agotado la suya, quizá necesita más.