¿Es legal geolocalizar a tus comerciales? Lo que dice la ley en España

Saber dónde está tu equipo comercial es útil: permite organizar rutas, comprobar que las zonas se trabajan y medir tiempos. Pero la ubicación de una persona es un dato personal especialmente delicado, porque dice mucho de su vida. Por eso la ley lo permite, pero con condiciones.

Qué dice la ley

Hay tres normas que conviene tener en la cabeza:

• Artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores. Permite al empresario adoptar medidas de vigilancia y control para verificar que el trabajador cumple sus obligaciones, respetando su dignidad.
• Artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). Permite usar datos de geolocalización para ese control, pero exige informar con carácter previo, de forma expresa, clara e inequívoca, a los trabajadores y, en su caso, a sus representantes, sobre la existencia y características de estos sistemas y sobre sus derechos.
• Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Exige que el tratamiento sea proporcionado, limitado a su finalidad y con medidas de seguridad adecuadas.

A esto se suman el derecho a la intimidad frente a la geolocalización (artículo 20 bis del Estatuto) y el derecho a la desconexión digital (artículo 88 de la LOPDGDD).

Los cinco requisitos para hacerlo bien

1. Informar antes de empezar. Por escrito y de forma que no deje dudas: qué se registra, cuándo, para qué, quién lo ve, cuánto tiempo se guarda y cómo ejercer los derechos. Si hay representación de los trabajadores, también a ella.
2. Finalidad concreta. «Organizar y verificar el trabajo de captación en las zonas asignadas» es una finalidad. «Saber qué hace mi equipo en todo momento» no lo es.
3. Proporcionalidad. Registra lo necesario para esa finalidad. Asociar la ubicación a la actividad de trabajo (dar de alta una finca, actualizar una vivienda) es menos invasivo que un seguimiento continuo minuto a minuto.
4. Solo en horario de trabajo. Fuera de la jornada no hay nada que controlar.
5. Conservación limitada y acceso restringido. Decide cuánto tiempo guardas los datos y quién puede consultarlos, y cúmplelo.

Si el seguimiento es continuo y sistemático, valora hacer una evaluación de impacto (EIPD). La Agencia Española de Protección de Datos considera que la monitorización sistemática de trabajadores es un tratamiento de riesgo, y en esos casos la evaluación puede ser obligatoria.

Horario, móvil personal y desconexión

El caso más habitual en equipos pequeños: el comercial usa su propio móvil. Aquí hay que ser especialmente cuidadoso:

• La empresa no puede rastrear un dispositivo personal fuera de la jornada ni acceder a otra información del teléfono.
• La ubicación debe recogerse solo mientras se usa la herramienta de trabajo, y la persona tiene que saber cuándo ocurre.
• Si quieres un control más amplio, lo razonable es facilitar un dispositivo de empresa con normas de uso claras (artículo 87 de la LOPDGDD).

¿Y si mis agentes son autónomos o colaboradores?

En el sector inmobiliario es muy común trabajar con agentes autónomos o colaboradores a comisión. En ese caso no hay relación laboral, así que el Estatuto de los Trabajadores y el artículo 90 no se aplican tal cual. Pero el RGPD sí: necesitas una base legal (normalmente el propio contrato de colaboración o un interés legítimo bien justificado), informar igual de claro y, sobre todo, no tratar a un autónomo como si fuera un empleado al que se controla. Un control excesivo puede, además, ser un indicio de que esa relación es en realidad laboral.

Modelo de información para tu equipo

Puedes partir de este texto y adaptarlo. Entrégalo por escrito y guarda constancia de que cada persona lo ha recibido.

Cómo lo resuelve StreetMapping

La aplicación aplica estos requisitos por diseño, para que no dependan de la buena voluntad de nadie:

• Aviso previo dentro de la app. Antes de su primera jornada, cada comercial lee el aviso y lo acepta; queda registrada la fecha y la versión.
• Ubicación solo en jornada. El propio comercial pulsa «Empezar jornada» y «Terminar jornada». Fuera de ese tramo no se guarda nada.
• Proporcionalidad. Como máximo un punto cada 5 minutos y solo con la app abierta: no hay rastreo en segundo plano.
• Siempre visible. Un indicador en la barra superior muestra si la jornada está abierta.
• Acceso limitado. La agencia solo ve en el mapa a quien tiene la jornada abierta. Si alguien se olvida de cerrarla, se cierra sola a las 12 horas.
• Borrado automático de las ubicaciones a los 12 meses.

Errores que salen caros

• Activar la geolocalización «y ya avisaremos». Sin información previa, el tratamiento es ilícito y las pruebas obtenidas pueden no servir de nada en un conflicto.
• Mirar ubicaciones fuera de horario. Aunque el dato exista, consultarlo vulnera la intimidad del trabajador.
• Usar la ubicación para otra cosa. Si informaste de que era para organizar zonas, no la uses para controlar las pausas para fumar.
• Guardarlo todo para siempre. Define un plazo de conservación y bórralo después.
• Olvidar el contrato con el proveedor. Si usas una aplicación externa, necesitas un contrato de encargo de tratamiento (artículo 28 del RGPD). En StreetMapping lo tienes publicado aquí.

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Este artículo es orientativo y no sustituye al asesoramiento jurídico. Si tienes dudas sobre tu caso concreto, consulta con un abogado laboralista o un delegado de protección de datos. Fuentes: Ley Orgánica 3/2018 (arts. 87, 88 y 90), Real Decreto Legislativo 2/2015 (Estatuto de los Trabajadores, arts. 20.3 y 20 bis) y Reglamento (UE) 2016/679.