Hoja de captación inmobiliaria: qué apuntar en cada finca (con plantilla gratis)
Los datos que de verdad sirven al trabajar una finca puerta a puerta, los que sobran y una plantilla imprimible para empezar hoy.
Una buena hoja de captación no es la que tiene más campos, sino la que el agente rellena de verdad, en la calle, en treinta segundos. Si para apuntar una puerta hacen falta cinco minutos, nadie la va a usar.
Hemos preparado una hoja de captación por finca lista para imprimir. Descárgala o imprímela aquí.
Los datos de la finca
Una sola vez por portal:
- Dirección completa y número de portal.
- Número de plantas y viviendas, y si hay bajos comerciales.
- Portero o conserje: nombre y horario. Suele ser tu mejor fuente de información.
- Administrador de fincas, si lo conoces.
- Estado del edificio: ascensor, obras recientes o previstas, fachada. Influye en el precio y en los motivos para vender.
Los datos de cada vivienda
Una línea por puerta:
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Puerta (piso y letra) | Identificarla sin dudas. |
| Nombre de contacto | Volver a hablar con la persona adecuada. |
| Teléfono | Solo si te lo han dado ellos. Ver el apartado de protección de datos. |
| Situación | Vacía, en venta, en alquiler, habitada por propietario, sin información. |
| Comentario | Lo que te han contado: herencia, mudanza, «no quiere saber nada». |
| Próxima acción y fecha | El campo más importante. Sin él, no hay seguimiento. |
Lo que sobra
Muchas hojas de captación fallan por exceso. Evita:
- Datos que no vas a usar: edad, profesión, composición familiar «por si acaso».
- Valoraciones subjetivas sobre las personas. Además de inútiles, pueden darte un disgusto si esa persona ejerce su derecho de acceso.
- Campos duplicados que ya están en tu CRM.
Protección de datos: lo básico
En cuanto apuntas el nombre o el teléfono de un vecino, estás tratando datos personales y tu agencia es la responsable. No hace falta paralizarse, pero sí hacerlo bien:
- Minimiza: apunta solo lo que necesitas para captar.
- Informa: cuando contactes con alguien cuyos datos no te ha dado él, dile quién eres, de dónde sacaste sus datos y cómo puede pedir que los borres. Una tarjeta con un breve texto informativo y un enlace a tu política de privacidad sirve.
- Respeta el «no»: si alguien no quiere que le contactes, márcalo y no vuelvas a llamar.
- No compres listados de propietarios ni copies datos de registros públicos para hacer prospección telefónica.
- Protege la información: una libreta perdida en el coche es una brecha de seguridad. Una aplicación con usuario y contraseña, no.
Del papel a la aplicación
La hoja en papel es perfecta para empezar o para un primer censo de la zona. El problema llega con el volumen: cientos de fincas, varios agentes, seguimientos que se cruzan. En ese punto, pasar a una aplicación como StreetMapping tiene ventajas claras: las alertas te avisan de la próxima acción, el historial no se pierde, el teléfono se marca con un toque y la información es de la agencia, no de quien lleva la libreta.